Как планировать свою работу

Расскажем, как структурировать список своих дел и не забывать про важные задачи.
Игорь Денисенко
Игорь Денисенко,
Технический директор

Самый лучший To-Do лист, который я видел выглядит так:

Пример списка дел

Это может быть любой текстовый редактор, который есть под рукой. Я пишу в Sublime Text, потому что мне тут удобно.

Я пробовал разные сервисы, которые предлагают систематизацию задач самыми разными способами (а их десятки, сотни, тысячи, самых разных, платных, бесплатных), но в итоге не пользуюсь ни одним из них, поскольку в них за деревьями становится не видно леса. Ты борешься с интерфейсом и думаешь, как бы создать столбцы в Канбане покрасивее вместо того, чтобы работать работу.

Зачем вообще тратить время на список задач

Чтобы планировать своё время

Вы начинаете рабочий день и составляете список задач на день. Вы понимаете, какое количество задач успеете сделать, составляете общий план задач и важные задачи выносите в план на день.

Не забывать о задачах

Вы устраиваетесь на работу, растёте как специалист и вместе с этим круг задач становится всё шире. Список задач помогает расставлять приоритеты и не забывать о множестве мелких дел.

Понимать, как ты расходуешь время

Ещё, планирование помогает составить для себя своеобразную статистику. Понять, сколько в среднем задач получается сделать за день и как их лучше выстраивать.

Чтобы быть в курсе своей занятости

В конце рабочей недели, если понадобится, всегда можно посмотреть, что и в какой день вы делали. Когда у вас есть примерный недельный план задач, всегда легко сориентироваться, насколько вы загружены и можете ли запланировать дополнительные дела.

Как вести свои задачи

Я разделяю задачи по дням недели, вот так: пример.

# 31.01.2018. ср.
- Дело
- Дело
- Дело

# 01.02.2018. чт.
- Дело
- Дело
- Дело

# 02.02.2018. пт.
- Дело
- Дело
- Дело

Это позволяет мне ещё в понедельник запланировать задачи на пятницу. Понятное дело, что все задачи на будущую неделю в понедельник предусмотреть не выйдет. Главное — записать то, что имеется, и раскидать по степени важности.

Сделанные дела я отмечаю плюсом, несделанные — минусом. Иногда использую тильду, чтобы обозначить дело, которым занимаюсь прямо сейчас (бывает, что забываю, т.к. часто отвлекают). Можете пофантазировать и придумать свою систему обозначений.

Структура

Сначала указываю название проекта в квадратных скобках. Потом основная задача, а эту задачу разбиваю на мелкие подзадачи.

Иногда ставлю восклицательные знаки напротив экстренных и важных задач.

Ещё один пример списка задач

Как мы делаем в БизнесПрофи

У нас каждый сотрудник ведёт такой список дел. В конце рабочего дня я беру и отправляю список дел за сегодня и список на завтра своему руководителю в виде отчёта. Зачем?

  • Это отчасти заменяет ежедневные скрам-митинги. Руководитель в курсе моих задач и не донимает вопросами: «чем ты занят».
  • Ты внимательнее относишься к рабочему времени, учишься правильно его распределять.
  • Это дисциплинирует — если ты не планируешь, а у тебя при этом много задач, то в итоге, что-нибудь да упустишь. Один такой случай не показатель, но если это будет повторяться, то стоит задуматься.
  • Каждый не просто работает, а понимает, что он делает.

Мы уже давно практикуем такое планирование задач и поэтому вот список, чего лучше не делать, когда пишешь отчёт.

Спрашивать в отчёте совет по текущим задачам

Отчёт нужен, чтобы видеть, что происходит с задачами, в каком они статусе. А когда по задаче возник вопрос, то задайте его здесь и сейчас, потому что, если вдруг вопрос срочный, то через отчёт он решится вообще не скоро.

Составлять отчёт за прошедший день утром

Плохая схема — поверьте, утром вы с вероятностью 99,9% не вспомните всё, что делали вчера. А если и вспомните, то потратите на составление отчёта больше времени, чем если бы сделали это вечером.

Несколько дней подряд писать в отчёте одну и ту же задачу без изменения статуса

Это путает руководителя. У него сразу возникнут вопросы. Почему так долго? Если задача оказалась сложной, то сколько ещё понадобится времени, чтобы её закончить? Если она всё ещё в работе, то на какой она сейчас стадии?

Подробно описывать все свои действия

Не описывайте в отчёте каждое своё действие, вплоть до того, с кем вы разговаривали за время работы.

Додумывать задачи

Если вдруг так случилось, что в конце дня в вашем отчёте оказалось 2-3 задачи, не нужно паниковать и срочно выдумывать ещё 5 штук. Количество задач в отчёте — не показатель.

Если получилось 2 задачи, то возможно по крайней мере 2 варианта. Первый — задачи были сложные и вы потратили на них весь день, второй вариант — задачи скорее всего объёмные и лучше было бы поделить их на более мелкие.

Задачи в блокноте — это хорошо, но мы ещё пользуемся Битрикс24 для планирования. Это другое планирование, оно дополняет описанный вариант. Битрикс24 нужен для того, чтобы синхронизировать команду. Когда идёт работа над большим проектом, в котором задействованы не один и не два человека, Битрикс24 помогает распределять задачи, отслеживать их выполнение и быть в курсе общей картины.

Итоги

  • Планируйте дела, если их у вас больше чем 3 в день, старайтесь распределить дела по дням недели.
  • Протестируйте несколько планеров и пользуйтесь тем, который вам больше понравится, если не понравится ни один, делайте как я — пишите всё в блокноте.
  • Составляйте список дел на будущий день и, если у вас в компании принято делать отчёты, то не пишите отчёт за вчера на следующее утро.
  • Если задача большая, делите её на маленькие подзадачи, чтобы не запутаться.